Az osztályon 1997-ben nyílt először komoly lehetőség a digitalizálás bevonására a forráskutatásba. A digitalizálás elkezdése az osztály közös elgondolása volt, megszervezése, módszereinek kidolgozása Kiss Gábor nevéhez fűződik, aki 2017. januárjáig irányította a digitalizáló munkacsoportot s felügyelte a digitális forrásgyűjteményt.

A digitalizálás módszerei és gyakorlata abban az időben még nem voltak általánosan elterjedtek. A hármas cél: a kulturális örökség megőrzése, kutatásának megkönnyítése és a szélesebb nyilvánosság számára hozzáférhetővé tétele világos volt, a hozzá vezető út azonban korántsem. Az egyik lehetőség kétségtelenül a források közvetlen digitális fényképezése. Ez azonban rendkívül költséges, nagymértékben függ a könyvtárak beleegyezésétől, továbbá beláthatatlan mennyiségű utazás megszervezését igényli, tekintve, hogy a középkori Magyarország fennmaradt forrásainak tekintélyes része ma az országhatáron kívül található. Kézenfekvőnek látszott tehát adottságnak tekinteni az osztály gazdag mikrofilmgyűjteményét és a digitalizálást erre építeni.

A másik döntő kérdés az volt, hogy a munkát külső megbízás formájában végeztessük-e el, vagy az intézet keretein belül próbáljunk meg filmdigitalizálásra alkalmas műhelyet kiépíteni. Végül az utóbbi mellett döntöttünk, s néhány éven belül megtörtént a műhely infrastruktúrájának kiépítése, illetve a digitalizálás módszereinek kidolgozása.

A mikrofilmek használata a megőrzés szempontjából kompromisszum, azonban számos gyakorlati előnnyel járt: egyfelől a digitalizálás egyetlen helyszínen nagyobb ütemben történhetett, másfelől az említett, kutatási célból összeválogatott anyag használatának megkönnyítése a digitalizálás révén óriási haszonnal kecsegtetett.

A nem mellékes előnyök közé tartozik a digitális technika flexibilis jellege s a digitalizált kép sokoldalú felhasználási lehetősége. Az igen változó színvonalon készült fényképek minősége utólag javítható, a kutatás számára fontos részletek könnyen kiemelhetők, a fizikailag sérült, illetve töredékesen fennmaradt anyagok virtuálisan restaurálhatók stb. Ugyanakkor a digitális képek felmérhetetlenül megkönnyíthetik és felgyorsíthatják a tudományos (illetve akár más célú) publikációk, nyomtatványok elkészítését.

A több mint 900 tételből álló forrásgyűjteménynek ma már mintegy 70%-a digitálisan is a kutatók rendelkezésére áll. Fizikai értelemben a digitális archívumot a források gondosan adatolt CD-ken tárolt digitális másolatai képviselik. Minden forrásnak őrizzük eredeti digitális másolatát, archivális formáját, s ugyanakkor egy használatra alkalmassá tett, részben szerkesztett, ún. uzuális változatát is. Ez utóbbiak a gyűjtemény látható részének alapegységei, amelyek jól áttekinthető formában, részletes információkkal ellátva tartalmazzák – a források terjedelmétől függően – egy-két, illetve több forrás képanyagát.

Meghatározó lépést jelentett, amikor a már jelentős számú és egyre gyarapodó forrást egyetlen központilag elérhető számítógépen helyeztük el, korlátok nélkül lehetővé téve azok egyidejű kutatását. Fontos megjegyezni, hogy amit akár CD-n, akár számítógépes hálózaton keresztül a kutató „kézhez kap”, az nem egyszerűen egy adott fizikai objektum mechanikusan elkészített digitális másolata (legyen az a fizikai objektum a forrás maga vagy az arról készült mikrofilm), hanem egy ellenőrzött, kutatói szemmel értelmezett és gondozott forrás. Olyan „hitelesített” forrásanyag, amely minősége, diszpozíciója, számozása, adatolása tekintetében maximálisan igyekszik kiszolgálni a kutatói igényeket. Ez a fajta, mondhatjuk kutatás-előkészítő munka a digitális módszerek révén vált lehetségessé. Összefoglalóan elmondhatjuk, hogy a digitalizálással a kutatás megszervezésének, az előadások, publicisztikák létrehozásának logisztikájában korábban elképzelhetetlen változás ment végbe.

E hatalmas mennyiségű digitális képkollekció azonban holt anyag, ha nem kapcsolódnak hozzá megfelelő nyilvántartási rendszerek, amelyek a használatát megkönnyítik. Már a mikrofilmgyűjtemény esetében is felmerült a gondolat, hogy annak tartalmát ne csak a hagyományos leltárkönyv rögzítse, hanem egy korszerűbb elektronikus nyilvántartás is, amely megkönnyíti az anyagban való tájékozódást, ugyanakkor olyan információkat is tartalmaz, amelyek kiindulópontul szolgálnak a kutató számára. Részletességét tekintve a mikrofilmgyűjtemény és az arra épülő digitális gyűjtemény nyilvántartása több, mint egy alapinformációkat szabványosított formában közlő „könyvtári” nyilvántartás Nemcsak a forrás azonosításához legszükségesebb adatokat tartalmazza (lelőhely, jelzet, könyvtípus), hanem a notáció tipológiai azonosítását, a proveniencia meghatározását, s egyéb kutatói információkat. Ezek az információk kiegészülnek a digitális változat jellemzőire utaló adatokkal (színes vagy fekete-fehér, felbontás, terjedelem, képek mennyisége stb.), illetve egy-egy mintaoldallal.

A digitalizálás perspektíváihoz tartozik a források képanyagának és tartalmi indexének összekapcsolása. A tartalmi index (elkülöníthető szövegi és dallami egységek – tételek listája) egyfelől segédeszköz, amely megkönnyítheti a forrásban való tájékozódást, másfelől történetileg a digitalizálástól független kutatási módszer. Gyakori alkalmazását részben nyilván a forrásokhoz való hozzáférés nehézkessége kényszerítette ki, azonban akkor is szükség van rá, ha az utóbbi téren a digitalizálásnak köszönhetően jelentős változás következett be. A szabványosított formában készített tartalmi indexek mintegy esszenciális formában rögzítik a kódexek liturgikus tartalmát, s teszik őket könnyen összehasonlíthatóvá anélkül, hogy a nagyon különböző és sokféle információt tartalmazó kódexekben tájékozódnunk kellene. A digitális gyűjtemény az indexek és a digitális képek összekapcsolásával válik teljessé, amelyek jól kiegészítik egymást: az előbbiek könnyítik az eligazodást, utóbbiak révén viszont azonnal ellenőrizhető a kódex értelmezését is magában foglaló tartalmi index. A tartalmi indexek készítéséhez tudományos projektek is kapcsolódnak, a zsolozsma területén lásd a CAO-ECE, a mise területén a Gradualia programot.